Algemene Voorwaarden Jeugdwerk Orvita vzw

De algemene voorwaarden jeugdwerk gaan over activiteiten voor kinderen en jongeren buiten schooltijd georganiseerd door Orvita vzw. Dus alle activiteiten voor kinderen en jongeren tijdens schoolvakanties, weekends, woensdagnamiddagen en avonden.

1.2.Rekening houden met ieders behoeften

Rekening houden met ieders behoeften is een belangrijke waarde bij Orvita die we graag willen uitdragen in de wereld. Daarom staan we open om ieders behoeften te horen, te erkennen en oplossingen te zoeken die zo veel mogelijk rekening houden met de behoeften van alle betrokken.

De onderstaande afspraken zijn opgesteld vanuit diverse behoeften die er leven en om helderheid te creëren voor alle betrokkenen.

We nodigen u uit om de volgende afspraken te lezen en bij uzelf te checken of u hiermee akkoord gaat.

Vanuit de waarde om rekening te houden met ieders behoeften staan we open voor:

Vragen en bedenkingen omtrent deze afspraken: We willen hier graag naar luisteren en over in gesprek gaan.
Een verzoek om wijzigingen aan te brengen aan deze algemene voorwaarden: We staan open voor een dialoog om afspraken te maken die zo veel mogelijk rekening houdt met alle betrokkenen. De onderstaande afspraken blijven van toepassing zolang er geen nieuwe afspraken zijn beslist door Orvita vzw.
Een verzoek voor een persoonlijke afwijking van deze algemene voorwaarden: We staan open voor een dialoog om afspraken te maken die werken voor u en Orvita vzw. De onderstaande afspraken blijven van toepassing zolang er geen overeenkomst is tussen u en Orvita vzw over een afwijking van deze afspraken. Afwijkingen van deze afspraken gelden enkel als Orvita vzw voorafgaand en schriftelijk een akkoord heeft gegeven.

Door je kind in te schrijven, ga je akkoord met deze algemene voorwaarden.

2.Inschrijvingsbeleid

Behoeften waaruit deze afspraken komen:

Helderheid voor ouders en Orvita vzw
Financiële haalbaarheid voor ouders
Financiële haalbaarheid voor Orvita vzw: zodat alle kosten kunnen worden betaald, dat de medewerkers hiervoor een (financiële) waardering ontvangen voor hun werk en indien mogelijk steun aan Orvita Ruimte.
Rekening houden met kinderen die onverwacht ziek kunnen worden

2.1.Inschrijven

Inschrijven voor een activiteit gebeurt bij voorkeur online via de pagina van de activiteit op www.orvita.be. Uitzonderlijk is het ook mogelijk om in te schrijven via info@orvita.be.
Inschrijvingsdatum is de datum waarop het inschrijvingsformulier is verzonden of de mail tot inschrijven is verstuurd.
Om de inschrijving te vervolledigen dient het inschrijvingsgeld binnen de 7 dagen na inschrijving betaald te worden op de rekening van Orvita. Na 7 dagen blijft de inschrijving wel open staan, maar krijgen andere inschrijvingen voorrang. Zolang het de activiteit nog niet volzet is kan je alsnog de inschrijving vervolledigen door de betaling uit te voeren.
Spreiding of uitstel van betaling kan aangevraagd worden via info@orvita.be. Pas na schriftelijk akkoord van Orvita vzw is de spreiding of uitstel van betaling geldig.

2.2.Inschrijvingsgeld en andere kosten

De bedragen van het inschrijvingsgeld staan vermeld op de pagina van de activiteit op orvita.be.
Het inschrijvingsgeld omvat alle kosten tijdens de activiteit, o.a. locatie, egw, facilitators, materiaal, verzekering, uitstappen, tussendoortjes en algemene kosten van vzw.
Bij een activiteit zonder overnachting dienen kinderen zelf lunch en eventueel tussendoortje mee te brengen. Bij een activiteit met overnachting is eten inbegrepen in de inschrijvingsprijs. Mocht dit bij een bepaalde activiteit anders geregeld zijn, dan wordt dit duidelijk vermeld op de pagina van de activiteit.
Mochten er toch aparte kosten aangerekend worden naast het inschrijvingsgeld, dan staat dit helder vermeld op de pagina van de activiteit.
Uitstappen zijn normaal gezien inbegrepen in de prijs van de activiteit. Uitzonderlijk, bij duurdere uitstappen, zou het kunnen dat we een extra bijdrage vragen. We informeren je op voorhand over de extra bijdrage en je kan steeds aangeven dat je dit niet ziet zitten. Dit wil nog niet wil zeggen dat je kind niet mee kan. We kijken dan naar wat er leeft en zoeken een oplossing die zo veel mogelijk rekening houdt met ieders behoeften.

2.3.Kortingen

Korting met UiTPAS kansentarief

Met UiTPAS kansentarief kan je 80% korting krijgen op het inschrijvingsgeld. Voorwaarden voor deze korting zijn:

Je kind een geldige UiTPAS kansentarief heeft.
De activiteit gaat door in een UitPAS regio waar Orvita vzw is bij aangesloten. Momenteel is dit Regio Gent.
Je kind woont in dezelfde UiTPAS regio als de activiteit doorgaat.

Om UiTPAS kansentarief te verkrijgen, duid je dit aan op het inschrijvingsformulier en geef je het UiTPAS nummer van je kind door bij inschrijving.

Na inschrijving wordt met het UitPAS nummer gecontroleerd of UiTPAS kansentarief geldig is voor deze activiteit. Heb je geen recht op korting via UiTPAS kansentarief:

Je ontvangt een mail met de melding dat de UiTPAS niet geldig is.
Je kan je kind nog inschrijven aan sociaal tarief (als je hiervoor wel aan de voorwaarden voldoet) of aan de gewone inschrijvingsprijs. Je kan er ook voor kiezen om de inschrijving kosteloos te annuleren.

Sociaal tarief

Indien je geen recht hebt op een korting via UiTPAS kansentarief biedt Orvita vzw een sociale korting van 40% op het inschrijvingsgeld, als

Je kind een geldige UitPAS kansentarief heeft (in eender welke regio) of je hebt als ouder recht op verhoogde tegemoetkoming.

Om sociaal tarief te verkrijgen, duid je dit aan op het inschrijvingsformulier. Indien je kind dit heeft, geef je het UiTPAS nummer van je kind door bij inschrijving.

Na inschrijving wordt gecontroleerd of je recht hebt op sociaal tarief. Dit door te kijken of je kind een geldige UiTPAS kansentarief heeft. Heb je geen UiTPAS nummer opgegeven of is de UiTPAS kansentarief niet geldig, dan kan een recent bewijs van verhoogde tegemoetkoming gevraagd worden (document is maximum 3 maanden oud). Heb je geen recht op sociaal tarief:

Je ontvangt een mail met de melding dat je geen recht hebt op sociaal tarief.
Je kan je kind nog inschrijven aan de gewone inschrijvingsprijs. Je kan er ook voor kiezen om de inschrijving kosteloos te annuleren.

Korting meerdere kinderen van hetzelfde gezin

Voor 2de en volgende kinderen van het zelfde gezin krijg je 10% korting. Voorwaarden voor deze korting:

Deze korting is geldig als je op dezelfde dag inschrijft voor dezelfde activiteit voor meerdere kinderen van het zelfde gezin.
Niet combineerbaar met UiTPAS kansentarief of het sociaal tarief

Andere kortingen

Mogelijks zijn er andere kortingen van toepassing bij een bepaalde activiteit. De voorwaarden hiervoor staan dan beschreven op de pagina van de activiteit.

2.4.Inschrijving annuleren

Activiteiten tijdens de zomervakantie

Betreft activiteiten die doorgaan in juli en/of augustus.

Aanvraag tot annulatie dient verstuurd te worden naar info@orvita.be
De eerste 14 dagen na inschrijving kan je de activiteit gratis annuleren. Start de activiteit minder dan 21 dagen na inschrijving, dan kan je gratis annuleren t.e.m 7 dagen voor de activiteit start.
Annuleren tot 2 maanden voor de start van de activiteit: 25,00 euro administratieve kost per kind, de rest krijg je terugbetaald.
Annuleren tot 1 maand voor de start van de activiteit: 50% van het inschrijvingsgeld wordt aangerekend met een minimum van 25,00 euro administratieve kost per kind. De rest krijg je terugbetaald.
Annuleren binnen 1 maand voor de start van de activiteit: geen terugbetaling.
Als je zelf iemand aanbrengt om je inschrijving over te nemen, dan krijg je binnen 2 maanden voor de start van de activiteit, toch alles terug, behalve 25,00 euro administratieve kost per kind. De terugbetaling gebeurd enkel indien diegene die je hebt aangebracht betaald heeft en niet geannuleerd heeft binnen de 14 dagen.
De administratieve kost is onafhankelijk van het aantal ingeschreven dagen voor die activiteit. Er zijn geen kortingen geldig op de administratieve kost. De administratieve kost is nooit hoger dan het inschrijvingsgeld van de activiteit.

Activiteiten buiten de zomervakantie

Betreft activiteiten die doorgaan buiten juli en augustus.

Aanvraag tot annulatie dient verstuurd te worden naar info@orvita.be
De eerste 14 dagen na inschrijving kan je de activiteit gratis annuleren. Start de activiteit minder dan 21 dagen na inschrijving, dan kan je gratis annuleren t.e.m 7 dagen voor de activiteit start.
Annuleren tot 1 maand voor de start van de activiteit: 25,00 euro administratieve kost per kind, de rest krijg je terugbetaald.
Annuleren tot 14 dagen voor de start van de activiteit: 50% van het inschrijvingsgeld wordt aangerekend met een minimum van 25,00 euro administratieve kost per kind. De rest krijg je terugbetaald.
Annuleren binnen 14 dagen voor de start van de activiteit: geen terugbetaling.
Als je zelf iemand aanbrengt om je inschrijving over te nemen, dan krijg je binnen 1 maand voor de start de activiteit, toch alles terug, behalve 25,00 euro administratieve kost per kind. De terugbetaling gebeurd enkel indien diegene die je hebt aangebracht betaald heeft en niet geannuleerd heeft binnen de 14 dagen.
De administratieve kost is onafhankelijk van het aantal ingeschreven dagen voor die activiteit. Er zijn geen kortingen geldig op de administratieve kost. De administratieve kost is nooit hoger dan het inschrijvingsgeld van de activiteit.

2.5.Dagen wijzigen

Extra dag

Een extra dag inschrijven voor een activiteit waar je kind reeds voor is ingeschreven, kan door het inschrijvingsformulier opnieuw in te vullen voor de extra dag(en). Je kan dit ook aanvragen via info@orvita.be of rechtstreeks via één van de verantwoordelijken van de activiteit.
Een extra dag inschrijven kan enkel als er nog plaats is op die dag.
Voor de extra dag wordt de dagprijs aangerekend. De dagprijs dient binnen de 7 dagen na inschrijving voor de extra dag betaald te worden.
Voor annulatie geldt de inschrijvingsdatum van de eerste inschrijving voor deze activiteit.

Dagen wisselen

Aanvraag om dagen te wisselen binnen een activiteit waar je kind reeds is voor ingeschreven, dient verstuurd te worden naar info@orvita.be of rechtstreeks via één van de verantwoordelijken van de activiteit.
Indien er nog plaatsen vrij zijn op de aangepaste data, kan de wisseling doorgaan.
Het wisselen van dagen is kosteloos.

Dag annuleren

Om één of meerdere ingeschreven dagen te annuleren gelden de annulatievoorwaarden onder ‘2.4 Inschrijving annuleren’.

2.6.Afwezigheid

Afwezigheid door ziekte

Bij afwezig door ziekte van het kind op een ingeschreven dag, wordt het inschrijvingsgeld van deze dag voor 50% terugbetaald.

Afwezigheid door andere redenen dan ziekte

Bij afwezigheid door andere reden dan ziekte van het kind, wordt niets terugbetaald.

2.7.Activiteit annuleren door Orvita vzw

Door overmacht, in uitzonderlijke omstandigheden of bij te weinig inschrijvingen kan een activiteit geannuleerd worden. Orvita houdt zich eraan de ingeschreven deelnemers zo snel mogelijk in te lichten. Het reeds betaalde inschrijvingsgeld wordt volledig terugbetaald.

3.Gezondheid

Behoeften waaruit deze afspraken komen:

Helderheid
Zorg, gezondheid en veiligheid van kinderen en facilitators
Informeren en betrokkenheid van de ouders omtrent gezondheid kind
Rekening houden met medische keuzes van ouders

3.1.Medische info kind

Belangrijke medische info omtrent het kind kan op het inschrijvingsformulier worden vermeld. De facilitators kunnen hier dan rekening mee houden. We denken hier aan o.a.:
- Allergieën, intoleranties of gevoeligheid voor bepaalde stoffen of levensmiddelen. En de mogelijke voorzorgsmaatregelen en (medische) handelingen die nodig zijn mocht een reactie optreden.
- Alle medische problemen, waarvoor extra zorg of alertheid nodig is.

3.2.Toedienen van medicatie tijdens de activiteit

Ons verzoek is om medicatie zo veel mogelijk thuis toe te dienen. Orvita vzw geeft enkel medicatie als het echt nodig en haalbaar is.

De ouder geeft op voorhand een schriftelijk toestemming voor de toediening van medicatie tijdens de activiteit.
De schriftelijke toestemming kan geschreven zijn door een ouder, arts of apotheker.
Op de schriftelijke toestemming staat:
- Naam van het kind
- Naam van de ouder, arts of apotheker
- Naam van de medicatie
- Wijze van toediening en dosering
- Welke dagen en hoeveel keer per dag de toediening dient te gebeuren
- Wijze van bewaring van de medicatie
De facilitators bewaren de medicatie en dienen deze toe.
Orvita vzw kan nooit aansprakelijk gesteld worden voor de mogelijke gevolgen of bijwerkingen die na toediening van medicatie kunnen optreden.

3.3.Ziekte of ongeval

Ziekte

Een kind dat ziek is heeft vaak extra zorg, aandacht, geborgenheid en rust nodig. Of mogelijks kunnen andere kinderen besmet worden. Daarom vragen we, als je kind ziek is, je kind niet naar de activiteit te laten gaan.
Indien je kind ziek wordt tijdens de activiteit, worden de ouders verwittigd en spreken de facilitators de verdere gang van zaken af (kind wordt opgehaald, laten slapen, …).

Ongeval

Bij een ongeval dient een facilitator EHBO toe. Indien nodig wordt een arts of de hulpdiensten verwittigd. Bij een ernstiger ongeval worden de ouders hiervan zo snel mogelijk op de hoogte gebracht. Bij kleine ongevalletjes worden de ouders hierover geïnformeerd op het einde van de dag.

Medicatie

Facilitators dienen geen medicatie toe zonder toestemming van de ouders.
De arts of verplegend personeel die medische zorgen toedient, kan ook medicatie toedienen. Indien je kind bepaalde medische zorgen of medicatie niet mag krijgen, gelieve dit bij inschrijving te vermelden. Deze info kan een facilitator doorgeven aan de behandelende arts of verplegend personeel. Orvita vzw kan niet aansprakelijk worden gesteld voor mogelijke bijwerkingen of gevolgen van de medicatie en medische zorgen die een arts of verplegend personeel toedient.

Kosten

Medische kosten als gevolg van een ongeval van je kind tijdens een activiteit zijn gedekt door de lichamelijke ongevallen verzekering. Alle medische kosten erkend door het RIZIV worden voor 100% terugbetaald. Andere medische kosten worden terugbetaald tot 250 euro. Medische kosten die hierbuiten vallen, zijn ten laste van de ouders.

3.4.Gezondheid op de activiteit

We verzoeken om niet te roken in de gebouwen en op het terrein van de activiteit.

4.Welbevinden

Behoeften waaruit deze afspraken komen:

Helderheid en communicatie met ouders omtrent welbevinden van hun kind
Aandacht en zorg voor het welbevinden van elk kind
Rekening houden met de inzet en mogelijkheden van de facilitators

We besteden veel aandacht en zorg aan het welbevinden van elk kind. Zo trachten we rekening te houden met ieders behoeften. Hiervoor zetten we o.a. in op verbindende communicatie en werken we traumabewust. Lees hierover meer in de visie en op de overzichtspagina van de activiteiten op orvita.be.

We geven kinderen heel wat vrijheid en zelfstandigheid en facilitators kunnen niet overal tegelijk zijn. Daarom zijn facilitators niet bij elk conflict, verdriet, boosheid of angst van kinderen aanwezig en zien ze niet altijd (onmiddellijk) dat een kind zich minder in zijn vel voelt. Wel zijn facilitators alert voor het welbevinden van de kinderen. Als een facilitator merkt dat een kind zich minder in zijn vel voelt, neemt de facilitator de tijd om te luisteren naar het kind.

Kinderen die veel emotionele ondersteuning nodig hebben kunnen niet altijd de volle aandacht van een facilitator krijgen. Wel zetten facilitators erop in om zo veel mogelijk te luisteren en steun te bieden aan deze kinderen, rekening houdend met de behoeften van de andere kinderen.

Als een kind zich niet goed in zijn vel voelt, kan een facilitator de emotionele pijn van een kind niet wegnemen, zeker als deze te maken heeft met trauma of elementen die buiten de context van de activiteit liggen. Wel geven de facilitators in het mate van het mogelijke heel wat aandacht, zorg, ondersteuning en een luisterend oor aan dit kind. De facilitator zoekt ook mee naar oplossingen binnen de context van de activiteit.

De facilitators communiceren met ouders over het welbevinden van hun kind. Zo kunnen we indien nodig samen zoeken naar oplossingen die tegemoet komen aan het welbevinden van het kind.

5.Beleid rond toezicht

Behoeften waaruit deze afspraken komen:

Helderheid omtrent onze werkwijze rond toezicht.
De flow van het moment volgen.
Meer mogelijkheden om oplossingen te vinden die tegemoet komen aan de behoeften van ieder kind.
Erkenning naar kinderen toe dat ze verantwoordelijk kunnen omgaan met de vrijheid die ze krijgen.
Vertrouwen in de mogelijkheden van kinderen.
Kinderen de ruimte geven om, om te gaan met realistische uitdagingen, zoals zich oriënteren in de omgeving.

Kinderen krijgen de ruimte en vrijheid om soms bezig te zijn zonder direct toezicht van een facilitator, dit op het terrein van de activiteit, in de omgeving van het terrein van de activiteit of tijdens een uitstap.

Natuurlijk is veiligheid hierbij belangrijk. Om die veiligheid te bewaken doen we dit op de volgende manier.

Op het terrein van de activiteit zijn kinderen vrij om te spelen op de plekken bedoeld voor de kinderen. Kinderen kunnen dan soms spelen zonder direct toezicht van een facilitator. Facilitators kijken geregeld rond hoe het gaat met de kinderen. Voor sommige plekken vragen we de kinderen om eerst af te stemmen met een facilitator om daar dingen te doen. Dit omdat deze plek materialen heeft waar met de nodige zorg dient omgegaan te worden of omdat de plek reële gevaren bevat. (Bijvoorbeeld een keuken of een plek met water) Dan kunnen de kinderen daar onder begeleiding spelen of er kunnen afspraken gemaakt worden met de kinderen om daar zelfstandig dingen te doen.

In de omgeving van het terrein van de activiteit of tijdens een uitstap werken we als volgt. Kinderen willen iets gaan spelen of doen. Een facilitator stemt af met de kinderen hieromtrent. Vaak gaat een facilitator mee. Soms wordt overeengekomen dat de kinderen zonder direct toezicht mogen spelen of iets doen.

Bij het maken van afspraken met de kinderen om zonder direct toezicht te spelen houdt de facilitator rekening met o.a.:

De leeftijd van de kinderen
Inschatting van hoe verantwoordelijk de kinderen kunnen omgaan met de vrijheid die ze krijgen.
Hoe ze zich gedragen bij het oversteken van straten en de drukte van het verkeer.
Kennen de kinderen hun weg?
De samenstelling van de groep kinderen.
Wat ze gaan doen.
Waar ze dit willen doen.

Dus of kinderen zonder direct toezicht spelen gebeurt in communicatie met de kinderen, vanuit een inschatting van de facilitator en rekening houdend met ieders behoeften.

Eens de kinderen zonder direct toezicht spelen, blijft de facilitator zich hiervan bewust. De facilitator kan soms gaan kijken gewoon om te zien hoe het met hen gaat of omdat ze langer wegblijven dan verwacht. In praktijk zijn de kinderen meestal hoogstens een paar 100 meter van het terrein of facilitator. Geregeld is een facilitator in de buurt, maar op dat moment bezig met andere kinderen. Dus een facilitator is snel bij de kinderen.

Mocht je vragen of bedenkingen hebben bij het beleid rond toezicht, laat het ons gerust weten.

Zie je dit beleid rond toezicht niet zitten voor je kind? Laat het ons zeker weten, dan bespreken we dit en kunnen we ook rekening houden met jou behoeften hieromtrent.

6.Bedenkingen, opmerkingen of klachten

Behoeften waaruit deze afspraken komen:

Dat ouders zich gezien en gehoord voelen.
Rekening houden met ieders behoeften

De basis van hoe we werken is om echt te luisteren en rekening te houden met ieders behoeften, ook die van jou als ouder.

Zit je voor, tijdens of na de activiteit met een bedenking, opmerking of klacht? We nodigen je uit om hierover te communiceren. We willen hier graag naar luisteren, kijken naar de behoeftes die bij je leven en zoeken naar een oplossing die resoneert met ieders behoeften. Als het kan, horen we je opmerking reeds graag voor of tijdens de activiteit, dan kunnen we hopelijk reeds een oplossing vinden en realiseren tijdens de activiteit. Zo wordt de activiteit nog plezanter voor iedereen.

Bedenkingen, opmerkingen of klachten kan je bespreken met een facilitator of contacteer Orvita vzw telefonisch of via info@orvita.be

7.Andere voorwaarden

Orvita vzw kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor diefstal, verlies en/of schade aan meegebrachte voorwerpen.

8.Wijzigen algemene voorwaarden

Wij behouden het recht op elk ogenblik deze algemene voorwaarden te wijzigen. De algemene voorwaarden goedgekeurd bij inschrijving van een activiteit blijven van toepassing, tot dat de ouder de nieuwe algemene voorwaarden goedkeurt.

Deze algemene voorwaarden zijn geldig vanaf 19/09/2024